請求書をデジタルデータとしてメールで送る方法は、手軽でコスト効率も良いとされます。しかし、この手法にも法的な制約や注意点が存在します。今回は、特に電子帳簿保存法との関連で注意すべきポイントを解説します。
請求書をPDFなどのデータでメール送信する場合、確かに多くの利点があります。経費の削減、簡単なデータ管理、速い送受信が可能など、多くのメリットが挙げられます。ただし、法的な側面での注意も必要です。電子取引にあたるこの行為は、電子帳簿保存法によって一定の規制が存在します。
まず、データ形式は改ざんできないものを選びましょう。WordやExcelで作成した後、PDFに変換する方法が一般的です。この手段を用いることで、内容の改ざんを防ぐことが可能です。
次に、押印についてです。2020年6月以降、押印は必須ではなくなりました。それでも押印を希望する取引先がいる場合、電子印鑑を用いることが推奨されます。
また、ファイル名も重要です。電子帳簿保存法では「検索性の確保」が必要なため、取引年月日や金額、自社名をファイル名に含めておくと良いでしょう。
さらに、送信するPDFにパスワードを設定することも有効です。これにより、情報漏洩のリスクを大きく減らすことが可能です。ただし、以前よく用いられたパスワード付きZIP（PPAP）は安全性に問題が指摘され、使用が減っています。
ファイルの添付があることをメールの件名や本文で明示することも重要です。これによって、取引先が確実に請求書を確認する可能性が高まります。
そして、送信先の確認を怠らないようにしましょう。間違ったアドレスへの送信は、情報漏洩や未入金のリスクを生む可能性があります。
まとめ
請求書のメール送信は非常に便利ですが、法的な要件をしっかりと把握しておくことが必要です。特に、電子帳簿保存法は重要なポイントとなります。今回紹介した各注意点を押さえて、安全かつ効率的な請求書の送付を行いましょう。